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如何有礼貌的给教授导师写邮件

 如何有礼貌的给教授导师写邮件

 

现在同学们已经进入新的学术之旅了,想必大家都面临着各种困难和不适应,今天就很多同学提出的邮件书写问题,给出一些建议和帮助。在国外找教授或者老师,是不能直接冲到办公室找人的哦!一般都是要先和教授或者导师邮件沟通,那么给教授、导师发邮件时应该注意什么呢?

 

“E-mail is forever. Once you send it off, you can’t get it back. Once your professor has it, he or she owns it and can save it or, in the worst case, forward it onto colleagues for a good laugh—at your expense.”

 

1. 一定要切记!邮件是永久性的。一旦你把它发出去了,就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件,他就主宰了这封邮件的命运,或者保存,或者是把邮件转发给同事博取一笑(这是最糟的情况)。所以这里要提醒大家,在邮件发出前一定要仔细检查哦!比如教授的称呼(后面会具体提到)以及一些低级的语法错误和拼写错误。

 

“E-mail goes where it’s told. Check—and double check—to see that the right address appears in the “To” line. Just because your mom and your professor are both named “Sue” is no reason to send all your love to Professor Sue.”

 

2. 邮件要发到你被告知的邮箱里。检查,再检查,看“To(发送到)那一栏的地址是不是正确。因为你的妈妈和你的教授的名字都可能是“Sue”,没有理由把你所有的爱都寄送到了Sue教授那里吧。时代君提醒,发送完以后,再到“Sent(已发送)里面看一看,是不是发送正确。

 

“Professors might not be using the cruddy university e-mail system. So send it to the address they actually use, not the one on the university directory. (Check the syllabus or assignment sheet for clues.)”

 

3. 教授可能不使用大学的乱七八糟的邮箱系统。所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址,而不是大学通讯录上的邮箱地址。(检查一下他们的课程大纲或者任务分配表来寻找一些线索)。

 

*时代君提醒:关于邮箱地址,每个专业的官方网页上都会有具体的说明。

 

“Professors might not open mail sent from luckydogpig@thepound.com. They prefer to open mail sent from more reputable addresses, like you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu.”

 

4. 教授可能不会打开一封发自luckydogpig@thepound.com的邮件。他们更喜欢打开那些邮箱地址看起来比较权威的邮件,就像you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu”。也就是说如果你想联系你的老师,最好用学校的邮箱,不要用私人邮箱。

 

*时代君提醒: 几乎每位同学在学校注册后,都会有一个学校自己域名的邮箱地址,请务必每天查看邮件。在这里,教授导师联系你都会先发邮件的哦! 

 

Subject lines are for subjects. Put a brief explanation of the nature of the e-mail (like “question about paper”) in the subject line. Never include demands such as “urgent request—immediate response needed.” That’s the surest way to get your request trashed.”

 

5. 主题栏要紧扣主题。在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释,千万不要包含一些要求,比如说紧急请求 - 请立即回复,否则你的邮件可能会直接进垃圾箱。

 

*时代君提醒:教授们也是有自己个性和脾气的呀!看到这种主题名字,多半以为是垃圾邮件。在取名字这方面,绝对不要为了吸引注意用各种符号,例如:#&*%#等等,或者用什么紧急情况,急急急,在线等之类的语气。就个人建议,还是取常规一点的名字,不出彩,也绝不会引人反感,例如:请假的“Absence on Wednesday”,找学校退钱的“About Refund”,关于考试的问题“Question about final examination”。关于这点也可以请同学们互相交流经验哦!

 

“Salutations matter. The safest way to start is with‘Dear Professor XX’ (using their last name). That way you won’t be getting into the issue of whether the prof has a Ph.D. or not, and you won’t seem sexist when you address your female-professor as‘Ms.’or, worse yet, ‘Mrs. This and That.’

 

6. 称呼很重要。最安全的开头方式是用“Dear Professor xx”。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。之前时代君的朋友就犯过一个错误,教授叫Paul Clinton,那么在邮件的开始要称呼教授“Dear Paul”或者“Mr Clinton”,可那位朋友写的是 Dear Clinton,后来……就没有后来了。若是非要写职称,请大家一定看好这位老师到底是Dr.还是Professor. 乱写可不行喔。

 

“Clear and concise is best. Your prof might get 25 or 30 E-mails a day, so, it’s best if you ask your questions in as focused and succinct a way as possible. (Hint: it’s often good to number your questions). And, if your question is very elaborate or multifaceted, it’s best to go to an in-person office hour. You’ll get better service that way.”

 

7. 简洁明了是最好的。你的教授每天会收到2530封邮件,所以如果你的问题很简洁那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你的问题是很详尽或者多层面的,最好在教授的办公时间面谈,这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

 

*时代君提醒:因为同学们受中文母语的影响,所以有时候说话绕的圈子比较大,在这里建议大家对于哪方面的知识有问题,就直截了当问这一方面问题就行了,千万不要从头开始说:星期天的时候,我在宿舍里没有事情,就去图书馆预习下周的功课,然后借了一本书,在看书的时候,发现了一个问题,这个问题呢和教授你之前在课堂上讲的貌似有点冲突,所以我想问一问教授您……”因为这样问问题的话,你的问题就没有以后了!

 

“Always acknowledge. If your professor deigns to answer—or send you the handout or reference that you asked for—be sure to tell him or her that you got it. That way he or she will think kindly of you next time they see you in class.”

 

8. 必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了,并感谢教授的答疑。这样,下次在课堂上看到你的时候,他们就会觉得你是个不错的学生。教授们也是很傲娇的哦!

 

“THIS IS NOT A SHOUTING MATCH. Don’t write in all uppercase letters, which is an E-mail convention for anger or other strong emotions. No one likes yelling.”

 

9. 这不是大声嚷嚷的争吵。邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的。

 

“No one really likes emoticons and smileys. Trust us on this one.

 

10. 没有人真的喜欢表情符号和微笑符。请相信这一点。童鞋们写邮件的对象是高大的教授导师呀,主宰你论文成绩的人啊,还是严肃谨慎对待好一点!

 

“This is not Facebook. Don’t write the professor in the way you’d write on your friend’s wall.”

 

11. 这不是Facebook。你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。

 

*时代君重点提醒: 千万不要和你的教授开玩笑,这个时候,无论多可笑都不可以。除非你和教授导师的关系已经很好了,比如经常下课后去酒吧小酌两杯,不然尽量避免开玩笑,因为世界各国人民笑点略不同,教授把你的玩笑当真就悲剧了。

 

“This is not IM-ing. So pls dun wrteyorprofeSRlIkurtxtN. uzabbrz @ yor own rsk. coRec me f Imwrng.”

 

12. 这不是写即时消息….所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式。这是正式邮件,不是Facebook.

 

“This is not CollegeHumor. Resist the temptation to talk about the “bad ass” paper you need help with, your “loser” TA who didn’t teach you what you needed to know, or the “crappy grade you just got on the midterm. ”

 

13. 这不是校园幽默。不要随意拿以下的事情当谈资:你的论文很难搞,你那个很讨厌助教都不教些你想知道的东西,或者是你期中考试考了个很烂的分数。拒绝恶意攻击哦!相信同学们都会注意这一点的!

 

“This is not RateMyProfessors.com. The professor doesn’t want your comments about his or her performance in the class. Save those for the end-of-semester evaluations, where you’ll be able to spout off. Anonymously.”

 

14. 这不是在评价你的教授。没有教授想听你评价他们的课堂表现,所以把你的意见留到期末评价中,你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法,而且是匿名的。

 

*时代君提醒:如果同学们是在觉得对其中一门课程很苦闷,比如听不太懂或者毫无头绪,可以找自己的tutor谈一谈,很多校园里都有国际留学生部门,也可以找他们寻求帮助!

 

“Spelling mistakes make you look like a doofus. So always use the spell check, and proofread your e-mail, too.”

 

15. 拼写错误是非常低级的,所以每次都要使用拼写检查,并校对你的邮件两遍。

 

Signoffs and signatures count. Always end by thanking the professor for his or her time, and closing with “Best wishes” or “Regards” (or some other relatively formal, but friendly, closing). And always sign with your (entire) real name, not some wacky nickname like Ry-Ry or Biff.”

 

16. 最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes/Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。)然后签上你的全名,而不是什么昵称,就像Ry-Ry或者Biff

 

*时代君提醒:大家都知道英国人是很讲究礼仪礼貌的哦!最后,一般都会客套一两句,比如:希望对方早点回信:“Expecting to hear from you soon”,祝福对方的:“Best Wishes”希望和对方联系的:“Write as often as you canfor I am looking forward to reading your every letter(以上仅供参考哦,还是要根据实际情况来哦!)在结尾祝福语大家可以参考一下几种:“Best Regard”Kind Regard”“Best Wishes”“Good Luck”“Bless you dear”“Best of luck”“All the best”……另外,大家可以在平时收邮件的时候留意一下,对方写的是什么。

 

“Your prof doesn’t want to hear your philosophy of life. Skip the cute quotes or statements of your religious or political views at the bottom of your E-mail. You never know what offends.”

 

17. 你的教授不想听你讲你的人生哲学。在你的邮件最后不要说什么你引用的宗教或者政治观点。你永远不知道这些会不会冒犯你的教授。对于我们不是很了解的文化,还是尽量避免谈论,前提是大家还想愉快的聊下去。

 

“Don’t lay it on too thick. It’s one thing to be polite and friendly in your e-mail; it’s another thing to wind up with a brown nose.”

 

18.  不要太过殷勤。在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。要做到不卑不亢,在知识面前,人人平等。

 

以上要点,希望在同学们学习交流中能有所帮助。在对待文化差异上,时代君建议大家在学习的过程中,多与教授以及周围的同学沟通,尽量避免一些低级的学术错误。

 

最后,祝同学们新学期愉快!